7 pasos clave en la preparación de un buen evento de empresa

Los eventos corporativos aportan enormes beneficios a las empresas. Algunos ejemplos son el fomento y la fortificación de las relaciones interpersonales entre los trabajadores, la fidelización y la motivación, generando así un mejor clima laboral. También son potentes instrumentos de comunicación institucional a nivel tanto interno como externo, orientados a clientes actuales y a aquellos potenciales. Se calcula que, en España, los eventos corporativos generan un volumen de negocio espectacular, aproximadamente de unos 5.000 millones de euros.

Algunos factores que contribuyen a tal éxito son los siguientes:

1. Establecimiento de un propósito. Por qué se realiza ese evento, ¿y cuál es su objetivo principal? Sea la que sea la razón, tiene que ser claramente comunicada a todo el mundo que tenga la intención de atender, y como es evidente a los miembros de la empresa. Ayuda a la gente a saber lo que está pasando y estará preparada para ayudarte a conseguir tu misión.

2. Tener un plan. Al tener claro el “por qué”, es momento de pasar al “como”. Planear un evento exitoso requiere tener en cuenta múltiples detalles -lugar de celebración, comida, entretenimiento, lista de invitados…- Decide cómo quieres que sea tu evento y escribe los pasos que hacen falta para conseguirlo. Como bien decía W. Churchill “aquellos que fallan al planear, planean fallar”.

3. Delega esos planes. Al decidir los detalles del evento incluye también quién va a ser el responsable de llevarlos a cabo. ¡Es fácil cargarse demasiada responsabilidad cuando ya se tiene suficiente trabajo llevando un negocio… no quieras hacerlo todo! ten personal a tu lado que pueda ayudarte con las diferentes tareas.

4. Comunicación constante. Lo peor que puede pasar durante un evento es saber el mismo día de su celebración que ha habido un importante cambio de planes. Para evitar ese tipo de situaciones nada mejor que un establecimiento de un buen sistema de comunicación entre los miembros del equipo. Un simple email informativo puede marcar mucho la diferencia y evitar un grave incidente. Recuerda que “La comunicación es lo que hace un equipo más fuerte”.

5. Creatividad e innovación: Sorprende a los asistentes con un evento donde se pueda percibir un trabajo hecho con talento e imaginación. Eso le dará ese toque único y especial. El uso de la tecnología en la organización del evento puede hacer realidad cualquier cosa que el equipo tenga en mente.

6. Sostenibilidad. En los tiempos que corren es absolutamente recomendable que los eventos, por muy modernos que puedan ser, ayuden a la concienciación ecológica del público y a la sostenibilidad del planeta. Algunos consejos para conseguirlo pueden ser el uso de papel reciclado o reducir el reparto de folletos individuales, utilizando carteles con los enlaces a la página web del evento o hasta con códigos QR para los smartphones.

7. Evalúa. El feedback es un elemento clave después de la celebración de nuestro evento. Saber aquello que hemos hecho bien y lo que podríamos mejorar nos hace más grandes, y nos ayuda a mejorar en el futuro. Como dijo Ken Blanchard, autor y gestor empresarial, “El feedback es el desayuno de los campeones”.

No es nada fácil organizar un evento y hacer que éste sea 100% eficaz. Aún así, todos tenemos los recursos necesarios para ir aprendiendo progresivamente y poniendo en práctica las claves del éxito empresarial. ¡Nunca es tarde para mejorar!