Imprevistos Evitables

5 imprevistos evitables que pueden aparecer al organizar eventos en el campo

Antelación y previsión siempre son buenas consejeras cuando de organizar un evento se trata. Sin embargo, la experiencia nos ha enseñado que, más a menudo de lo que nos gustaría, se presentan sin avisar en algunos eventos nuestros invitados menos estimados: los imprevistos. Difíciles de prever, como su nombre indica, su presencia puede pasar desapercibida si, precavidamente, tenemos más de un plan B en nuestra recamara.

A continuación, aportamos algunos consejos para volatilizar las consecuencias de algunos de los imprevistos más comunes a la hora de organizar eventos en el mundo rural:  

1- La meteorlogia

Es prácticamente imposible prever con certeza, hasta pocas horas antes del evento, si las condiciones climáticas serán favorables. De vez en cuando, mañanas que empiezan radiantes terminan en mediodías nublados o en chubascos que no existían en los millones de previsiones meteorológicas que hemos consultado.

Si la previsión se contempla poco favorable será importante tomar medidas 72h antes del evento. Y, en todo caso, prever posibles actividades alternativas o reservar un mayor número de instalaciones pueden ser posibles soluciones para evitar que un golpe de viento inesperado o una tormenta primaveral se apoderen de nuestro evento.

2-  El menú

La comida puede marcar la diferencia entre un buen evento y un evento genial. ¿Quién no recuerda aquel lugar donde comió mal? Encontrarse unas semanas antes con el responsable del càtering o restaurante y hacer una prueba de menú es una tarea más importante de lo que parece. Otro consejo que no podía faltar es tener controladas las preferencias, alergias e intolerancias alimentarias de los comensaleshecho que nos ayudará, seguro, a evitar sorpresas desagradables con el menú.

3- La tecnología

Los caminos de la tecnología son inescrutables, pero no infalibles. A menudo confiamos que no habrá problemas con el equipo, pero todos hemos vivido incompatibilidades con el software, nos hemos dejado aquél cable imprescindible o hemos encendido el proyector meses después y la proyección se asemeja más a una obra cubista del mismísimo Picasso, que a las diapositivas que vemos en pantalla.

Comprobar el material, configurar la proyección y comprobar la presentación el día antes, no a última hora, nos ayudará, a toda costa, a realizar presentaciones de mayor calidad y a poder cumplir las previsiones horarias.

4- Seguir el «timing»

Exprimir demasiado el tiempo puede generarnos problemas, no existen horas de120 minutos. Si a ello se le suma el ritmo que conlleva gestionar un grupo numeroso, es fácil que provoquemos justo lo contrario de lo que dibujábamos en nuestras expectativas: hacer algo distinto y que los compañeros lo pasen bien.

En este sentido, tener un orden de prioridades claro y permitir un ritmo agradableentre las distintas actividades será tan importante como salvar momentos críticos con pausas o estrategias que faciliten el desarrollo del evento. ¿Qué tal un café de bienvenida para absorber posibles retrasos en la llegada de los asistentes?

5- Pequeños accidentes

Las actividades con grupos numerosos al aire libre acostumbran a conllevar un riesgo de accidentes algo mayor, por lo que hay que prever que alguien pueda sufrir alguna pequeña lesión.

Contar con una póliza de seguro para accidentes y tener un botiquín en plenas condiciones, junto con alguna persona instruida en primeros auxilios, puede ayudar a sofocar la aflicción y las consecuencias si sucede.